Как экономия может довести до разорения.
Драма в трёх частях с прологом и эпилогом

Пролог
Кто из нас не знает фразу «Я не настолько богат, чтобы покупать дешёвые вещи»? Обычно её очень любят употреблять женщины, приобретая очередную пару ну о-о-очень удобной обуви тысяч за 10. Или мужчины, оформляя кредит на новенький автомобиль А-класса. И никто не будет спорить, что эта фраза работает. Вот только когда речь заходит о вещах, необходимых для работы и развития бизнеса, это выражение очень часто уходит на второй план. Его заслоняют другие мысли в голове: «В стране кризис…», «Мы только начинаем…», «Вот станем большими…». Так говорят многие предприниматели, рассуждая о вещах, которые, на первый взгляд, кажутся второстепенными: автоматизация, построение бухучёта, покупка современного оборудования – продолжать список можно долго. И предпочтение отдают варианту подешевле и попроще. Давайте разберёмся, всегда ли такая экономия действительно помогает уберечь средства.

Часть первая. Обслуживание
Мы взяли для первой части именно эту тему, потому что здесь всё просто и очевидно. Есть несколько аксиом.

Первая. 90% организаций России и всего постсоветского пространства используют для ведения бухгалтерского учёта 1С.

Вторая. Деятельность государства по созданию и изменению налогов и отчётности практически не подлежит прогнозу. Это значит, что всё может поменяться не просто быстро, а внезапно. Старожилы помнят, как за один отчётный период налоговая трижды поменяла формы отчётности.

Аксиома три. Чтобы всё «само» делалось в программе, эти изменения туда должны попасть. На языке программистов это называется «релиз».

Аксиома четыре. Она хоть и не вызывает восторга, но уже воспринимается всеми как данность. Единственный легальный, т.е. законный способ получать эти самые релизы – договор ИТС. И вот тут-то начинается неочевидное, но интересное. Многие предприниматели или бухгалтеры, вникая в суть вопроса, понимают, что могут получать обновления вполне законно, оформив договор по тарифу ТЕХНО. «Отличная идея! – решают они, – ПРОФ стоит около 30 000 в год, а ТЕХНО всего-то 14 400. А если нет разницы, то зачем платить больше?!». И на первый взгляд кажется, что они правы. Но давайте копнём чуть глубже. Хорошо, обновления мы получим уже по ТЕХНО. А ставить его на свой компьютер вы тоже сами будете? Сколько стоит час вашей работы? Хорошо, согласились, что работу по установке релиза мы всё-таки отдадим специально обученным людям. Значит, 1 500 в месяц минимум сразу плюсуем. Умножаем на 12 и получаем 18 000 в год. Ведь изменения происходят не реже, чем раз в месяц. Ещё вашему бухгалтеру надо обязательно сдавать отчётность. А её в бумажном виде никто не примет. Значит, надо подключать электронную. А это плюс 4 900* в год. Ещё для любого бухгалтера есть постоянная необходимость следить за всеми изменениями законодательства. Да и руководителю или собственнику это тоже не помешает. Значит, нужна хоть какая-нибудь информационная система, в которой можно найти ссылки на все нужные для работы законы, приказы, постановления, письма и т.д. Если берём системы типа Главбух, то здесь ценник начинается от 45 000 в год. Хорошо, поэкономим, купим информационную систему 1С:ИТС. Всего-то 16 800 в год. Итак, давайте просуммируем перечисленное:

14 400 + 4 900 + 16 800 + 18 000 = 54 100!!!

А ведь всё перечисленное входит в тот самый пресловутый тариф ПРОФ за 30 000 рублей, на котором мы хотели сэкономить. Получилось? И я ещё не перечислила многие другие возможности, которые так же входят в стоимость, хоть и не всегда используются.

Часть вторая. Выбираем
Когда мы начинаем свой бизнес, у большинства в голове сидит определённый алгоритм-стереотип: зарегистрировать ООО (или ИП), снять офис, купить программу для бухгалтера. Вот с последним пунктом чаще всего и возникают вопросы. Все опытные, умеют искать информацию в интернете. Вот и находят, что самое дешёвое – базовая версия той же самой бухгалтерии. На одного пользователя, только на одном компьютере, договор ИТС для получения обновлений не требуется, и стоит она всего 4 800. Всё, как говорится, по феншую. Вот и приходит начинающий предприниматель в офис с вполне конкретной просьбой: «Заверните мне базовую бухгалтерию». И счастлив, если менеджер не задаёт лишних вопросов, а сразу «отгружает». И раздражается, если менеджер начинает «лезть в душу», задавать какие-то непонятные вопросы, а потом ещё и «впаривать» не базовую, а какую-то версию ПРОФ, которая стоит на минуточку аж 13 000. А в нагрузку ещё и про какую-то CRM начинает заливать или ещё что. И всё это взывая к нашему тщеславию и здравому смыслу, рассуждая о каких-то там развитии и росте. Какие развитие и рост, если мы только начинаем?!

Стоп! Давайте считать. Может, опять менеджер не так уж и неправ?! Мы бизнес для чего открываем? Деньги зарабатывать или время проводить? Если первое, то о развитии и росте в любом случае придётся думать. Иначе даже начинать не стоит. А это значит, что рано или поздно всё равно возникнет ситуация, когда той самой пресловутой базовой бухгалтерии вашему бухгалтеру уже не хватит. Значит, хотите вы этого или нет, но на версию ПРОФ переходить придётся. Да, самые продвинутые скажут, что можно это сделать посредством процедуры апгрейда. Тогда стоимость купленной базовой будет зачтена. Это правда, да не совсем. Во-первых, даже при самом благоприятном раскладе вам всё равно приплюсуют 150 рублей за саму процедуру. Во-вторых, по условиям этой процедуры засчитанная стоимость не может превышать 50% от суммы приобретаемой программы. А в-третьих, ещё не всё и не на всё можно поменять. Есть специальная (и довольно обширная) таблица, что на что можно поменять. Это ещё хорошо, что, к примеру, к бухгалтерии второй и третий пункт отношения не имеют. Так что мы с вами легко отделались, всего-то 150 рублей. Мелочь, но у нас же задача сэкономить, поэтому уж извините, но будем считать каждую копейку. И на этом расходы по такому переходу не заканчиваются. Дело в том, что нельзя просто так взять и начать после апгрейда работать в новой программе. Надо туда перенести все старые данные. А это отдельная работа. И занимает она в самом простом случае около 6 часов. Так что вам очень сильно повезёт, если ваше желание сначала начать работать с базовой бухгалтерией, а потом, если решитесь перейти на ПРОФ, обойдётся всего-навсего в:

6 х 1 500 + 150 = 9 150 рублей!!!

Сэкономили? Получилось? И это я ещё ничего не написала про экономию на тех программах, которые менеджеры, вооружённые опытом общения с сотнями предприятий, аналогичных вашему, пытаются вам предложить, натыкаясь на ваше яростное сопротивление. Это достойно отдельной статьи.

Часть третья. Играем в игры с государством
Да, вы угадали. Речь в этой части пойдёт про попытки уклониться от исполнения требований тех или иных законов. Здесь всё не так однозначно, как в предыдущих частях. С одной стороны, дополнительные расходы, которые проистекают из желания сэкономить, могут и не возникнуть. С другой, если они возникли, то «масштаб разрушений» становится очень и очень внушительным для малого бизнеса.

Что бы такого взять для примера? О! Знаю! Да, тема уже набила оскомину, только мы про неё с 2016 года пишем почти в каждом номере. Но от этого она не стала менее актуальной. Итак, всеми нами горячо любимые кассы и закон 54-ФЗ.

Я не стану в очередной раз писать вам прописные истины про закон, про преимущества таких касс и своевременного перехода на них. Об этом написано достаточно людьми, которые гораздо лучше меня разбираются в этом вопросе. Мы поговорим об экономии. В 205 номере «Новостей от КАМИНа» мы уже приводили таблицу штрафов. Давайте посмотрим на неё ещё раз повнимательнее (см. Таблица 1).
Если вы думаете, что в случае проверки вы «отделаетесь» минимумом, то должна вас расстроить. Как правило, если дело доходит до проверки, выявляются все виды нарушений. А это значит, что придётся просуммировать все числа, приведённые в таблице. Да-да, я не ошиблась. Если у вас есть наёмные работники, то вас касаются уже обе колонки. Средняя колонка относится к вам только в том случае, если вы сами стоите за прилавком. Ну, хорошо, уговорили. Допустим, что у вас именно такой случай. Посчитаем самый минимум.

10 000 + 1 500 + 3 000 + 2 000 = 16 500!!!

Затраты на покупку и подключение кассы даже приводить не буду для сравнения. Потому что они всё равно приплюсуются. Иначе смотрите вторую строчку таблицы. И можете не сомневаться, что повторная проверка будет обязательно. А то и не одна.

Вы, конечно, можете попытаться сослаться на то, что вы маленькие и не представляете интереса для проверяющих органов. Или что до вас не доберутся. Снимите розовые очки! В вопросах сбора штрафов наши надзирающие органы доберутся до кого угодно. И налоговая сама не скрывает в своих выступлениях, что в качестве одного из источников информации они используют «общественный контроль». Что скрывается за этим словосочетанием? Всё очень просто. Достаточно вам отказать одному грамотному покупателю в отправке электронного чека, и «общественный контроль» начнёт работать. Потому что это всего лишь жалоба или обращение. И даже если в своих постоянных покупателях вы уверены, это не повод расслабляться. В нашей практике уже был случай, когда пожаловались на соседний магазин, а под проверку попали все организации на этой улице.

Так что игра с государством в азартные игры, особенно в прятки на деньги, – самая безнадёжная попытка сэкономить. В этом случае точно не получится!

Эпилог. Оптимистичный
Так что же? Совсем нет никакой надежды начинающему предпринимателю на чём-нибудь сэкономить? Почему же! Конечно, есть способы. Например, вместо покупки программы для бухгалтерии отдать эту работу на аутсорсинг. Надо просто научиться хорошо просчитывать и планировать будущие затраты и спрашивать совета у грамотных специалистов. Поверьте, если фирме дорога репутация и нет планов поскорее закрыться, её сотрудники не посоветуют купить продукт подороже без крайней на это нужды. А если сомневаетесь, просто попросите менеджера вместе с вами посчитать возможные «лишние» затраты при попытке сэкономить. Во всяком случае, наши менеджеры всегда помогут вам понять разницу между дорогой и дешёвой покупкой, и чем она грозит.
Ольга Шилова
ведущий специалист отдела маркетинга
фирмы КАМИН